Oprettelse af person

Ny > Person

Alt + N + P

Ctrl + P

I DoCAS kan der oprettes og søges på undervisere, deltagere og foreningsmedlemmer, men det er vigtigt at være opmærksom på, at alle ligger i det samme personkartotek. Det vil sige, at en person kan have en eller flere egenskaber, men grundoplysningerne (navn, adresse, telefon, fødselsdato etc.) er de samme.

Formålet er at undgå at have samme person oprettet flere gange i systemet med de problemer det giver i forbindelse med registrering, vedligeholdelse af data, postforsendelser etc.

Når du vil oprette en underviser, en deltager eller et foreningsmedlem, så kan du benytte følgende funktioner:

• Ny Underviser (Ctrl+U)
• Tilmelding - Deltager (Ctrl+T)
• Nyt Foreningsmedlem (Ctrl+F)

DoCAS vil automatisk søge i personkartoteket efter vedkommende, og automatch vil finde den eller de personer, der svarer til det indtastede.

Personer kan også have andre egenskaber - f.eks. skoleleder, pedel eller kontaktperson. Her er det ikke muligt at oprette dem direkte med disse egenskaber, men i stedet oprettes de direkte i personkartoteket, og så tilknyttes de egenskaberne, hvor det er relevant. Eksempelvis skal en pedel først oprettes i personkartoteket og så under Undervisningssted skal vedkommende tilknyttes undervisningsstedet som pedel.

Oprettelse af person

Forudsætninger

Ingen

Sådan gør du

1. Vælg Ny - Person eller tast Ctrl+P
2. Udfyld alle relevante felter - alle felter markeret med rød prik skal udfyldes.
3. Tast Ctrl+ S for at gemme eller Ctrl + L for at gemme og lukke vinduet.

3.5 Opret en underviser

Ny > Underviser

Alt + N + U

Ctrl + U

Oprettelse af en underviser

Forudsætninger

Ingen

Sådan gør du

1. Vælg Ny - Underviser eller tast Ctrl+U
2. Udfyld alle relevante felter - alle felter markeret med rød prik skal udfyldes.
3. Tast Ctrl+ S for at gemme eller Ctrl + L for at gemme og lukke vinduet.
4.  

Lønkørsel

Det er muligt at overføre løndata til lønkørsel gennem DOF. Dette kræver at underviserens data skal være korrekt udfyldt. Læs mere om dette i DoCAS's onlinehjælp (F1)

3.6 Opret et hold

Ny > Hold

Alt + N + H

Ctrl + H

Opret hold

Forudsætninger:

• Tilskudsmodtager skal være oprettet
• Holdtilrettelæggelsestype skal være oprettet
• Deltagertilskudstype skal være oprettet
• Indtægtskonto for deltagerbetaling skal være oprettet

Sådan gør du:

1. Tast Ctrl+H eller menu for at oprette nyt hold.
2. Udfyld relevante felter i Holdinformation. Alle felter med rød prik skal udfyldes.
3. Gå til Tilskudsprofil (ses længere nede på skærmbilledet - du skal muligvis scrolle ned for at se tilskudsprofil). Tilskudsprofil er åbnet ved holdoprettelse. Alle felter med rød prik skal udfyldes.

Ovenstående er de absolut nødvendige oplysninger for at oprette et hold. Herefter kan nedenstående udfyldes når informationerne er tilgængelige og/eller hvis der er behov for det:

1. Tilføj Underviser - dette kan gøres på et senere tidspunkt., men det er lettest at tilføje underviser inden mødegange oprettes.
2. Tilføj Pris(er). Der skal oprettes en pris for hver af de deltagertyper, der skal registreres. Du kan ikke tilmelde personer til et hold, hvis der ikke er en pris på det.
   Bemærk: Du tilføjer priser ved at vælge Rediger priser i menuen
3. Udfyld Budgettal, hvis du vil have en oversigt over holdets budget.
4. Tilføj Lokale (du tilføjer lokalet og undervisningsstedet følger med). Det er lettest at tilføje lokale inden mødegange oprettes.
5. Opret Mødegange.
6. Tilføj eventuelt en tekst til mødekort. Teksten vises kun på mødekortet for det aktuelle hold.
7. Tilføj eventuelt holdet til en kategori i et katalog, som holdet skal ligge i (til Internet og/eller til trykt program).

Holdbilledet i DoCAS

Holdbilledet indeholder så mange informationer, at det på de fleste skærme ikke er muligt at se alle informationerne. Det er derfor nødvendigt at scrolle for at se informationerne nederst.